Как подготовится к деловой встрече

Деловые встречи проводят все.
 
Президент международной корпорации встретился с премьер-министром, заведующие кафедрами университета обсудили учебный план, владелец ларька с сантехникой Ашот в кабине «Газели» Петровича обсуждает с ним сроки поставки следующей партии товара – все это деловые встречи.
 
Если вы хотите принять важное решение и добиться результата, то без деловых встреч у вас ничего не получится.
 
Ну а если вы хотите, чтобы встреча прошла эффективно и привела хоть к какому-то результату, а не стала бы впустую потраченным временем, то необходимо помнить о некоторых базовых вещах.
 

Как подготовиться?

 
Деловая встреча

 
Идти на встречу с мыслью «сначала ввяжемся в драку, а там посмотрим» оставьте дедушке Ленину, тем более неизвестно, говорил ли он такую ерунду или это тогдашние журналисты наврали. К деловой встрече надо готовиться. И чем тщательнее это сделать, тем больше у вас шансы на успех.
 
Составьте список вопросов, которые вы хотите обсудить на встрече. Их не должно быть много, лучше всего – не более трех. Тщательно изучите всю имеющуюся у вас информацию по этим вопросам – все цифры, базовые договоренности, актуальные позиции и тд и тп.  Сформулируйте по каждому вопросу проблему, решение которой вы хотите получить в ходе деловой встречи. И, наконец, оформите это в виде небольшой презентации – это позволит и вам, и вашим партнерам по переговорам постоянно иметь под рукой и перед глазами некий план беседы. Кстати, иногда эту презентацию отправляют партнерам по переговорам заранее, но это неоднозначное решение и использовать его можно только в том случае, если вы абсолютно уверены в том, что вас поймут правильно, а не воспримут как давление.
 
Тщательно продумайте, что вы будете говорить по каждому вопросу и какие могут последовать контраргументы и возражения к вашей позиции. Постарайтесь обдумать свои аргументы и на эти возражения. Да, а кто сказал, что будет легко? Вы же хотите получить ваш миллион или нет? Хотите? Тогда неплохо бы сразу подумать о том, чем вы готовы пожертвовать ради компромисса, если вдруг ситуация этого потребует. Упираться как бык, конечно, хорошо для прокачки ЧСВ, но не всегда это приводит к желаемой цели.
 

Как собрать команду?

 
Деловая встреча
 
Случаи, когда деловые встречи происходят с глазу на глаз, весьма редки. Поэтому подготовьте свою команду. Но не стоит брать много народа, так к в итоге все будут говорить много, иногда не по делу и проблема просто «заболтается». Оптимальный состав вашего «экипажа» — 2-3 человека и каждый из них должен быть, во-первых, нужен, а во-вторых, компетентен в своей области. Пригласите ваших коллег накануне встречи, расскажите, что им предстоит и предложите подумать о том, что они будут говорить. Предупредите их о необходимости быть краткими и обозначьте моменты встречи, когда им будет уместно присоединиться к разговору. Если, конечно, все пойдет по плану. По вашему плану. А к этому вы должны стремиться всеми силами.
 

Как вести себя на деловой встрече?

 
Деловая встреча
 
Опаздывать нельзя. Точка. Каждая минута опоздания – минус в вашей позиции. Лучше приехать минут за 10-15 до назначенного времени. Это всегда плюс. Можно осмотреться, привыкнуть к обстановке и отправить секретаря или официанта за чаем-кофе. К тому же, вы точно будете избавлены от необходимости бормотать «Мы же вовремя вроде?» «Простите, жуткие пробки» и прочую чепуху. Пусть немного виноватыми с самого начала почувствуют себя ваши партнеры по переговорам.
 
Постарайтесь не тратить время на все эти small talk, которые так любят англичане и которыми, кстати говоря, они совершенно не пользуются на деловых встречах. Сразу берите быка за рога. В смысле, скажите: «Ну что, начнем?» И, собственно, начинайте. Старайтесь придерживаться регламента, который вы заранее себе расписали. Не затягивайте свою речь. Всегда следите за реакцией собеседника и давайте ему или ей возможность высказаться, если вы видите, что такое желание появилось.
 
Обязательно, то есть вот прямо обязательно давайте высказаться всем членам вашего «экипажа». Нет ничего более странного, чем странно промолчавшие всю встречу люди. Зачем тогда они приехали – вполне резонный вопрос, который может возникнуть.
 
Помните, что обмен мнениями и репликами не должен превращаться в базарное галдение, когда все что-то говорят и никто никого не слушает.
 
Не затягивайте.
 
Наверняка вы согласитесь с тем, что встреча, длящаяся больше двух часов, малоэффективна. Все устают, теряют нить разговора, начинают отвлекаться и испытывать разные простые человеческие чувства и желания, совсем, мягко говоря, не связанные с предметом переговоров.
 
Поэтому даже если вы и не закончили обсуждение всех вопросов, предложите на этом остановиться и перенести оставшуюся часть на следующий раз. Также надо поступить, если вы видите, что беседа зашла в тупик, становится бессмысленной или чрезмерно эмоциональной.
 
Обязательно подведите итоги встречи и еще раз четко проговорите достигнутые соглашения. Или предложите это сделать вашим партнерам по переговорам. Во-первых, это необходимо для того, чтобы вы и ваши партнеры убедились в том, что поняли друг друга правильно. А во-вторых, как хорошо известно политикам и психологам, лучше всего в памяти откладываются именно последние слова в диалоге или дискуссии.
 
Ну и еще несколько простых советов.
 

Как одеться на деловую встречу?

 
Одевайтесь так, чтобы это не вызвало удивления и раздражения. Конечно, затягиваться в строгий костюм и галстук не обязательно (хотя желательно, это беспроигрышный вариант), но показать уважение к собеседнику было бы неплохо. А майка с Микки Маусом и драные джинсы могут вызвать ненужные для вас мысли именно о неуважении.
 

Как вести себя на деловой встрече?

 
Контролируйте свои эмоции и жесты. Повышенные тона в разговоре, бурную радость, явное раздражение или разочарование оставьте до окончания встречи. Постарайтесь избегать сленговых или жаргонных слов в разговоре, не использовать специальные термины или слова, которые могут быть непонятны вашим собеседникам.
 
Тщательно выбирайте место для встречи. По крайней мере, там точно должно быть тихо, малолюдно и удобно.
 
Не забудьте ручки, ежедневники, бумагу для записей. Все это может понадобиться в самый неподходящий момент.
 
Ну и, наконец, телефон. Понятно, что вы очень занятый и деловой человек. И что в любой момент может позвонить президент страны или прийти оповещение, что вашу последнюю фотку в инстаграме лайкнула, наконец… Стоп!
 
Так вы хотите получить свой миллион или нет?